Mong rằng phần đúc kết này sẽ giúp cho các bạn có thêm những công cụ để quản lý và thực hiện công việc của mình tốt nhất.
1. LẬP KẾ HOẠCH LÀM VIỆC
Hành động không có kế hoạch là nguyên nhân của mọi thất bại – Alex Mackenzie
Mỗi một phút bạn dành để lên kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian gấp 10 lần hơn thế khi triển khai công việc trên thực tế. Có thể bạn chỉ mất khoảng 10 đến 12 phút để tính toán mọi việc trước khi hành động, những khoảng thời gian ngắn ngủi này lại tránh cho bạn ít nhất 2 giờ đồng hồ lãng phí cùng những nổ lực không cần thiết suốt cả ngày. Bạn hãy rèn luyện cho mình thói quen lập kế hoạch làm việc mỗi ngày. Tất cả những gì bạn cần chỉ là một tờ giấy và một cây bút. Viết ra giấy tất cả những suy nghĩ! Nguyên tắc cơ bản để dẫn đến thành công
Hãy thường xuyên theo dõi bản danh sách công việc của mình. Bất cứ khi nào có ý tưởng mới nảy sinh, hãy bổ sung ngay vào danh sách. Bằng cách này, bạn có thể nâng cao hiệu quả công việc ít nhất là 25% so với khi bạn làm việc tùy hứng, không có kế hoạch cụ thể nào cả
Thời điểm tốt nhất để tiến hành việc lên danh sách làm việc là vào buổi tối, sau khi kết thúc một ngày làm việc. Bạn hãy đưa tất cả những việc bạn chưa hoàn thành trong ngày vào phần việc của ngày hôm sau và bổ sung tất cả những công việc mới cho ngày kế tiếp. Bạn nên tạo lập các bản danh sách khác nhau cho những mục tiêu khác nhau:
Lên kế hoạch tổng quát và liệt kê tất cả công việc cần thiết mà bạn sẽ thực hiện trong khoảng thời gian xác định trong tương lai. Luôn bổ sung vào bảng danh sách những mục tiêu mới
Chọn thời điểm cuối tháng để lên kế hoạch trong tháng tiếp theo. Bản kế hoạch hàng tháng này có thể bao gồm cả những phần việc đã được đưa vào danh sách tổng quát
Sau đó bạn sẽ lên kế hoạch hàng tuần dựa trên nguyên tắc: ngày cuối tuần sẽ là thời điểm thích hợp để dự trù danh sách những việc cần thực hiện cho tuần tiếp theo
Cuối cùng là bạn hãy chuyển dần công việc hàng tuần & hàng tháng vào danh sách công việc hàng ngày
Sau khi kết thúc 1 ngày làm việc, hãy đánh dấu tất cả những việc đã hoàn tất và tự đánh giá hiệu quả của mình sau một ngày làm việc để ngày hôm sau làm việc tốt hơn. Một trong những nguyên tắc then chốt nhằm nâng cao hiệu quả làm việc là nguyên tắc 10/90. Việc dành ra 10% thời gian để lên kế hoạch và tổ chức công việc trước khi bắt tay vào thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm được 90% tổng số thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đó
2. VẬN DUNG QUI TẮT 80/20
Nếu bạn có một danh sách gồm 10 công việc khác nhau, thì trên thực tế chỉ có 2 công việc đáng để bạn tâp trung công sức vì 2 việc này có giá trị lớn hơn 8 công việc kia công lại
Hãy gạt bỏ thói quen thực hiện những công việc dễ dàng trước nhất. Những công việc có giá trị nhất bao giờ cũng là những công việc khó khăn phức tạp, vì thế hãy kiên quyết gác sang một bên 80% công việc không quan trọng để chuyên tâm vào 20% công việc quan trong nhất. Và bạn hãy luôn nhớ bất cứ điều gì cũng thành thói quen nếu được lập đi lập lại theo thời gian. Do đó, nếu liên tục chọn cách khởi đầu ngày mới bằng những công việc không mấy quan trọng bạn sẽ nhanh chóng quen với những điều đơn giản, dễ dàng. Và khi tiếp nhận những việc phức tạp, bạn sẽ trở nên lúng túng, bối rối, thậm chí mất phương hướng
3. TIÊN LIỆU KẾT QUẢ CUỐI CÙNG
Trước khi bạn bắt tay vào bất cứ việc gì bạn hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Tôi sẽ gặt hái được những két quả nào nếu thực hiện việc này?
- Điều gì sẽ sảy ra khi tôi không chu toàn việc đó?
Ngay khi bạn nhận thấy 1 công việc có thể mang lại những kết quả tích cực trong tương lai, hãy đưa nó lên vị trí ưu tiên hàng đầu và lập tức bắt tay vào thực hiện ngay. Cho dù nhiệm vụ ấy có khó khăn đến đến mức độ nào, bạn cũng phải hoàn tất trước khi muốn chuyển sang công việc khác
Không bao giờ bạn có đủ thời gian để làm tất cả mọi việc, nhưng bạn luôn có đủ thời gian để làm những công việc quan trọng nhất – Brian Tracy
Nếu vẫn tiếp tục thói quen “Nước đến chân mới nhảy” và chỉ bắt tay vào việc khi thời hạn thời gian cuối cùng đã cận kề, bạn sẽ còn phải mất nhiều thời gian hơn nữa để hoàn thành công việc, thậm chí bạn có thể phải làm lại từ đầu. Bạn hãy thường xuyên sử dụng 3 câu hỏi sau:
- Công việc quan trọng nhất của tôi là gì?
- Công việc nào sẽ thực sự tạo ra bước đột phá nếu tôi hoàn thành xuất sắc?
- Tôi nên sử dụng quỹ thời gian hiện nay của mình như thế nào cho hợp lý?
Khi bạn suy nghĩ và trả lời 3 câu hỏi này, bạn sẽ có trong tay một phương thuốc hữu hiệu để giúp bạn chiến thắng căn bệnh trì trệ. Và bạn sẽ trở thành người luôn làm việc với năng suất cao.
4. XỬ LÝ HIỆU QUẢ NHỮNG CÔNG VIỆC CÓ GIÁ TRỊ THẤP
Bạn chỉ có thể kiểm soát quỹ thời gian và cuộc sống của mình khi biết chấm dứt những công việc mang lại giá trị thấp. Một trong những ngôn từ có sức mạnh hơn cả trong lĩnh vực quản lý thời gian là “KHÔNG”. Bạn hãy kiên quyết nói không trước những việc không mang lại những giá trị tích cực cho bản thân hay cho những người khác. Hãy biết từ chối công việc đúng lúc và hợp lý vì sự thật, bạn không có đủ thời gian dành cho việc đó
Bạn có thể bắt đầu giảm bớt việc ngồi trước tivi hay tán gẫu với bạn bè và dành khoảng thời gian đó để chăm sóc gia đình, đọc sách báo……Trong công việc, bạn hãy thử chia sẽ trách nhiệm với nhân viên cấp dưới hay những người cùng bộ phận. Điều này không những chỉ giúp cho bạn có thời gian chuyên tâm hơn cho những mục tiêu thực sự giá trị mà còn giúp cho những người khác thể hiện vai trò của họ trong bộ phận hay trong công việc
5. XÁC ĐỊNH MỰC ĐỘ ƯU TIÊN
PHƯƠNG PHÁP ABCD. Những việc NÊN LÀM và PHẢI LÀM. Khi bắt đầu một ngày làm việc mới bạn hãy liệt kê ra tất cả những công việc cần thực hiện trong ngày. Sau đó hãy chuyển sang bước tiếp theo: xác định mức độ ưu tiên, quan trọng hay không quan trọng
A: Những công việc thiết yêu và bắt buộc phải làm (Nếu có nhiều công việc được đánh dấu A, khi đó bạn hãy so sánh các công việc A và tiếp tục bổ xung vào các số thứ tự 1,2,3,4,5 theo mức độ cấp thiết. Ví dụ: A1, A2, A3
B: Những công việc nên làm, đây là những công việc tương đối quan trọng. Những công việc này nếu không hoàn thành sẽ khiến cho ai đó cảm thấy phiền lòng. Có một nguyên tắt mà bạn nên tuân thủ là: Không bao giờ bắt tay vào làm việc B khi vẫn còn một việc A nào đó.
C: Những công việc vô thưởng vô phạt. Đây là những việc nếu làm được thì vẫn tốt hơn và nhìn chung sẽ không gây ra hậu quả nghiêm trọng nào nếu bạn không thực hiện. Ví dụ như gọi điện thoại cho bạn bè, thưởng thức ly café, cùng ăn trưa với đồng nghiệp hay làm một việc riêng nào đo trong giờ hành chính
D: Những việc có thể giao phó hay cần giúp đỡ. Nhưng bạn lưu ý chỉ nên giao phó hoặc nhờ những công việc mà họ có thể hoàn thành tốt để không phân tâm và có thể tập trung vào công việc nhóm A
6. TẬP TRUNG VÀO CÁC LĨNH VỰC TRỌNG YẾU
Một công việc có thể phân chia thành 5 đến 7 lĩnh vực trọng yếu hoặc có thể nhiều hơn tùy theo công việc cụ thể. Và đương nhiên bạn phải thật tốt những lĩnh vực trên để hoàn thành trách nhiệm của mình và cho thành công công ty. Bạn hãy xác định những lĩnh vực chủ yêu trong công việc của mình. Đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yêu. Hãy chú ý đến lĩnh vực yếu kém nhất và nỗ lực khắc phục điểm yếu đó
Tất cả mọi người đều có điểm mạnh cũng như điểm yếu. Bạn không cần bào chữa, biện hộ hay bênh vực cho những điểm yếu của mình, mà tốt nhất là hãy xác định đâu là lĩnh vực còn yếu kém và dũng cảm đối diện với nó, tự vạch ra mục tiêu và từng bước sữa chữa mục tiêu đó
7. CHUẨN BỊ SẴN SÀNG TRƯỚC KHI BẮT TAY THỰC HIỆN
Một trong những phương pháp tốt nhất để vượt qua trạng thái chần chừ, ngần ngại là chuẩn bị đầy đủ mọi thứ trước khi bắt tay vào việc. Hãy bắt đầu từ việc dọn dẹp gọn gàng, sạch sẽ nơi làm việc của bạn. Chuẩn bị và tập hợp đầy đủ những thông tin và giấy tờ liên quan và đặt chúng ở những nơi thuận tiện nhất để tránh di chuyển làm gián đoạn công việc. Khi mọi thứ xung quanh đã được phân loại và sắp xếp theo một trật tự rõ ràng, ngăn nắp, chắc chắn bạn sẽ có cảm hứng để bắt đầu công việc
8. TẠO ÁP LỰC CHO BẢN THÂN
Bạn cần xây dựng thói quen tự tạo áp lực cho bản thân phải hoàn thành công việc mà không cần ai nhắc nhở hay thúc ép. Hãy thách thức bản thân cho việc đến công sở sớm hơn, làm việc tích cực hơn và ra về muộn hơn thường lệ. Bạn cũng nên tìm những lối tắt có thể đưa bạn đi xa hơn, giúp bạn hoàn thành được nhiều việc hơn những người khác kỳ vọng ở bạn
ĐỪNG BAO GIỜ ĐỂ LẠI NGÀY MAI NHỮNG GÌ BẠN CÓ THỂ LÀM NGÀY HÔM NAY – Ngạn ngữ
Hay quá. Nhưng mà mình không tìm thấy ebook, ngoài kia chỉ có audio book thui. Nếu có, mong bạn chia sẻ với mình nhé. Email: doantrunghieuvn@gmail.com.
Trả lờiXóaThanks bạn